FY28 Folklife Community Grant Guidelines
Substantive Changes Summary: FY27 vs FY28 FLC Guidelines
Clarifications:
- UEI Number for Public Institutions: Since 2022, all applicant entities, including public institutions, have been required to have a Unique Entity Identification (UEI) number from SAM.gov per federal regulations. This has been added to public institution eligibility requirements for clarity.
- Allowable and Non-Allowable Costs: Most allowable and non-allowable costs have not changed but they will now be clearly listed. Please see the new policy on documentary film in the Changes section for one exception.
- Review Criteria: Review criteria are still focused on eligibility, completeness, artistic excellence, artistic merit, and relevance to cultural community. However, specific bullet points explaining these requirements will now be clearly listed.
- Application Materials: Application materials have not changed, but a more detailed narrative/support material checklist is included.
Changes:
- Application Cycles & Timeline: In FY27, the application was open on a rolling basis, and the time period of support was the fiscal year (July-June). In FY28, FLC will now be on a six-month cycle. Cycle A will open May 1, 2027, and support projects July 1–Dec. 31, 2027. Cycle B will open Nov. 1, 2027, and support projects Jan. 1–June 30, 2028. A Cycle C application open date and appropriate time period of support will be announced if additional funding becomes available.
- Removal of Named Staff Contacts: FY28 replaces direct staff contacts with a centralized Contact Us form.
- Documentary Film: Due to changes in the FY28 General Grant and Award Policies on documentary film, a restriction on using FY28 funding for this grant program will be added.
Grant Snapshot
APPLICATION OPEN:
- Cycle A: May 1, 2027, at 8 a.m. PT
- Cycle B: Nov. 1, 2027, at 8 a.m. PT
- Cycle C: TBD, if funds become available
APPLICATION DEADLINE: At least 30 days before the proposed project (while funds are available)
TIME PERIOD OF SUPPORT:
- Cycle A: Project activities from July 1 – Dec. 31, 2027
- Cycle B: Project activities from Jan. 1 – June 30, 2028
- Cycle C: TBD, if funds become available
ELIGIBILITY: Nevada incorporated 501(c)(3) nonprofit organizations & public institutions (City, County, Tribal & State)
GRANT AMOUNT: Up to $5,000*
REQUIRED MATCH: No 1:1 cash or in-kind match required except for organizations with annual budgets over $50,000
CONTACT: If you have any questions, please fill out this Contact Us form and select “Folklife” program area.
How the Program Works
The Fiscal Year 2028 (FY28) Folklife Community Grant (FLC) supports programs with folk artists and culture bearers presented by nonprofit organizations and public institutions. Eligible projects focus on the transmission or presentation of folk arts or traditions that are practiced, valued, and shared within culturally specific communities in Nevada. Projects may include, but are not limited to festivals, cultural events, concerts, and gatherings that bring traditional artists, cultural specialists, and communities together.
Eligibility
Eligibility requirements must be met at the time of application.
501(c)(3) Nonprofits:
- Must be based in Nevada*
- Must have federal tax-exempt status under Section 501(c)(3) of the Internal Revenue Code
- Must have a Unique Entity ID (UEI) assigned from SAM.gov
- Must have active incorporation status with the Nevada Secretary of State
- Must speak with Folklife Program staff before applying to ensure that their project is eligible for folk and traditional art funding
Public Institutions (including federally recognized tribes, state or local government, schools, public libraries, and institutions of higher education):
- Must be based in Nevada
- Must have a Unique Entity ID (UEI) assigned from SAM.gov
- Agencies that exist within the same governmental entity are eligible to apply independently when they have different/distinct mission statements and their own separate advisory boards. Multiple departments/facilities within one agency may not apply independently
- Colleges/universities are limited to no more than one grant to the same academic department per fiscal year
- Individual schools and libraries within the same district/system may apply independently if they have their own budget and facility
- Must speak with Folklife Program staff before applying to ensure that their project is eligible for folk and traditional art funding
Allowable Costs and Restrictions
Funds may be used for:
- Artist fees (presenting, teaching, and production)
- Facility costs
- Permanent equipment (not to exceed $750)
- Production costs/materials
- Marketing/promotion
- Materials/supplies
- Registration fees
- Travel (accommodations and transportation only, no food/drink)
Funds may NOT be used for:
- Creating or screening documentary film
- Expenses outside the grant period
- Food, drink, or per diem
- Fundraising
- Travel outside of the U.S., Canada, and Mexico
For a full list of non-allowable expenses, see the Funding Restrictions in the current Grant and Award Policies. Grant funds may be disbursed as an advance payment upon receipt of the signed terms and conditions or as reimbursement.
Review Process/Criteria
Nevada Arts Council staff will review applications for eligibility, completeness, and adherence to artistic excellence and artist merit. Applications that meet all eligibility and project requirements are awarded in the order in which they are received while funds remain available. A record of the review process is maintained for all applications. The application must demonstrate artistic excellence and artistic merit that includes the following:
- Demonstrate the artistic excellence of participating folk artists and proposed project, in alignment with community standards of excellence
- Demonstrate relevance of the project to the cultural community
- Demonstrate clear goals and objectives, in line with community standards and traditions
- Demonstrate the ways in which the proposed art form is a part of the community’s traditional heritage
Programming & Reporting Requirements
All grant funded projects/activities must be completed within the grant period of performance. Documentation of the use of grant funds must be provided in the Final Report and must align with proposed expense categories. To stay in compliance and remain eligible for future Nevada Arts Council grants, grantees must submit the Final Report by the deadline stated in the award packet.
How to Apply
- Contact Folklife Specialist staff before applying to ensure that the project is eligible: [email protected] or 702-486-3739.
- Review the current Grant and Award Policies for additional information about the requirements associated with Nevada Arts Council grants. Grant terms and conditions are subject to changing state and federal regulations during the grant period of performance. The Nevada Arts Council will post and inform awardees of any changes if/as soon as they are available.
- Complete the application online.
Resources
Before filling out this application, gather the following narratives and support materials to make the process easier:
- Organizational documentation, such as:
- Federal IRS letter of determination (nonprofits only)
- Assigned UEI number
- Narrative questions, such as:
- Project details, goals, objectives
- Project management staff
- Participating artists
- Evaluation methods and goals
- Primary and secondary contacts, grant authorizing official
- Budget information, such as:
- Proposed use of grant expenses
- Full project budget
- Cash or in-kind match information (if applicable)
- Additional support material, such as:
- Artistic work samples
- Marketing and publicity samples
- Evaluation forms, contracts, letters of agreement
- Organizational printed materials
Folklife and Grant specialists are available to coach applicants through the process and help to identify resources and solutions for challenges, including technical issues with the online grants management system, encountered in preparing the application.
Review additional resources for applicants.
If you need translation or language assistance, please contact the Grants Program at [email protected].
*Requested and awarded grant award amount is subject to change based upon available funding, review criteria, and Nevada Arts Council Board approval.
FECHA LÍMITE DE SOLICITUD: Al menos 30 días antes del proyecto propuesto (mientras los fondos estén disponibles)
MONTO DE LA SUBVENCIÓN: Hasta $5,000 (no se requiere fondos paralelos excepto para organizaciones con presupuestos anuales superiores a $50,000)
RESUMEN DE ELEGIBILIDAD: Instituciones públicas y NV Incorporated 501 (c)(3) organizaciones sin fines de lucro
PERIODO DE APOYO: Del 1 de julio de 2026 al 30 de junio de 2027
PERSONAL DE CONTACTO: Brad McMullen, Especialista en folclore
¿Cómo funciona el programa?
La subvención para comunidades folclóricas (FLC) del año fiscal 2027 financia programas que presentan artistas folclóricos y portadores de cultura a través de pequeñas organizaciones comunitarias e instituciones públicas. Los proyectos elegibles se centran en la transmisión o presentación de las artes o tradiciones populares que se practican, valoran y comparten dentro de comunidades culturalmente específicas de Nevada. Los proyectos elegibles incluyen, entre otros, festivales, eventos culturales, conciertos y reuniones que reúnen a artistas tradicionales, especialistas culturales y comunidades.
Los proyectos deberán completarse antes del 30 de junio de 2027. Los beneficiarios deben completar el informe final antes de la fecha límite especificada en el paquete de premio.
Elegibilidad
Los requisitos de elegibilidad deben cumplirse al momento de la solicitud. Para asegurar que su proyecto sea elegible para la categoría de artes populares y tradicionales, el solicitante/proyecto debe cumplir con los requisitos que siguen:
Los solicitantes deberán comunicarse con el personal del Programa Para Artistas Folclóricos (FLA) antes de presentar su solicitud.
Organizaciones sin Fines de Lucro:
- Debe tener su sede en Nevada (según la dirección que figure en el formulario IRS 990 de la organización)
- Debe tener estatus de exención de impuestos federales bajo la Sección 501(c)(3) del Código de Rentas Internas.
- Debe poseer con un ID de entidad única (UEI) de SAM.gov
- Debe tener un estatus de incorporación activo con el secretario del estado de Nevada que muestra que tiene buena posición en el momento de la solicitud
Instituciones Públicas (incluidas tribus reconocidas a nivel federal, gobiernos estatales o locales, escuelas, bibliotecas públicas e instituciones de educación superior):
- Debe tener su sede en Nevada
- Las agencias que pertenecen a una misma entidad gubernamental pueden presentar solicitudes de forma independiente si tienen declaraciones de misión diferentes y sus propios consejos asesores. Varios departamentos o instalaciones de una misma agencia no pueden presentar solicitudes de forma independiente
- Los colegios/universidades están limitados a no más de una subvención al mismo departamento académico por año fiscal
- Las escuelas y bibliotecas individuales dentro del mismo distrito/sistema pueden presentar solicitudes de forma independiente si tienen su propio presupuesto e instalaciones
Una organización puede recibir una Subvención de Apoyo Operativo, hasta dos subvenciones Arts Learning Express, una en cada ciclo, y una Subvención para la Comunidad Folklórica en el mismo año fiscal. Los solicitantes pueden recibir una Subvención para la Comunidad Folklórica por año fiscal.
MONTO DE LA SUBVENCIÓN: Hasta $5,000 (no se requiere fondos paralelos excepto para organizaciones con presupuestos anuales superiores a $50,000)
Los fondos se pueden utilizar para honorarios de artistas (solicitante, colaboración y producción), alquiler de espacios, equipo permanente (no más de $750), materiales/suministros consumibles, costos de producción/materiales, marketing/promoción, viaje (solamente el alojamiento y transporte) u otros gastos relevantes para el proyecto. Para obtener una lista completa de los gastos no permitidos, consulta las restricciones de financiamiento en las POLÍTICAS DE SUBVENCIÓN actuales.
Los fondos de la subvención se desembolsarán como pago adelantado al recibir los términos y condiciones firmados o como reembolso. La documentación sobre el uso de los fondos de la subvención deberá incluirse en el informe final y deberá alinearse con los gastos propuestos.
Proceso de revisión
El personal del Nevada Arts Council revisará las solicitudes para confirmar que están completas y que cumplen con los requisitos del programa. Los solicitantes deberán cumplir con los requisitos de elegibilidad, demostrar la excelencia artística de los artistas folclóricos involucrados y establecer el mérito artístico del proyecto en relación con la comunidad cultural que representan.
Las solicitudes que cumplen con todos los requisitos se otorgarán por orden de llegada, siempre que haya fondos disponibles. Se mantiene un registro del proceso de revisión para todas las solicitudes. Las subvenciones están supeditadas a la financiación disponible según lo aprobado por la Junta del Nevada Arts Council.
*El monto de la subvención está sujeto a cambios según los fondos disponibles.
¿Cómo postularse?
- Comunicar con el personal de FLA antes de postularse para asegurarse de que el proyecto sea elegible: [email protected] o 702-486-3739
- Revisar las POLÍTICAS DE SUBVENCIÓN actuales para obtener información adicional sobre los requisitos asociados con las subvenciones del Consejo de las Artes de Nevada. Los términos y condiciones de la subvención están sujetos a cambios en las regulaciones estatales y federales durante el período de la subvención. El Consejo de las Artes de Nevada publicará e informará a los beneficiarios sobre cualquier cambio tan pronto como esté disponible.
- Completar la solicitud en línea
Recursos
- Antes de completar esta solicitud, reúna las siguientes narraciones y materiales de apoyo para facilitar el proceso:
- Preguntas narrativas, como:
- Detalles del proyecto, metas, objetivos
- Personal de gestión de proyectos
- Artistas participantes
- Muestras de trabajos artísticos
- 2 cartas de apoyo comunitario
- Cuadro de presupuesto de financiación de subvenciones
- Material de apoyo adicional, como:
- Muestras de marketing y publicidad
- Formularios de evaluación, contratos, cartas de acuerdo
- Materiales impresos organizativos
- Preguntas narrativas, como:
- Revisar recursos adicionales para solicitantes (Los especialistas de folclore y subvenciones están disponibles para apoyar a los solicitantes durante el proceso y para ayudarles identificar recursos y soluciones para desafíos, incluso los problemas técnicos que enfrentan a los solicitantes cuando preparan su solicitud con el sistema de gestión de las subvenciones en línea.)
- Si necesita traducción o asistencia con el idioma, comuníquese con el programa de subvenciones a [email protected]
